Pengertian Kearsipan
Arsip menurut Undang-Undang Nomor 7
Tahun 1971 Pasal 1 ayat (a) ialah naskah yang dibuat dan diterima oleh
Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanan kegiatan
pemerintahan.Menurut ayat (b) ialah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
Badan-badan swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanan kehidupan
kebangsaan.
Dalam lingkaran hidup arsip yang berwujud
surat tergambar adanya kegiatan-kegiatan seperti berikut:
- Kegiatan Penciptaan
- Kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding)
- Kegiatan Penyelamatan
- Kegiatan Penyusutan
- Kegiatan Penciptaan
- Kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding)
- Kegiatan Penyelamatan
- Kegiatan Penyusutan
Kearsipan adalah suatu proses mulai
dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian,
pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi,
yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.
Ada juga istilah lain
yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu
:
1.
Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.) dalam
bentuk/dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan
sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian.
2.
Warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi
dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap
lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan
kearsipan setiap organisasi, yaitu:
1) Aktifitas
kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2) Dapat
dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3) Dapat
dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4) Dapat
dijadikan bahan dokumentasi
6) Sebagai
alat pengingat
7) Sebagai
alat penyimpanan warkat
8) Sebagai
alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
3.
Jenis-Jenis Arsip
a)
Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi
perkantoran.
b)
Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung
dalam
perencanaan, pelaksanaan
atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai
lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
v Berdasarkan Nilai Guna
a)
Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
kepentingan
lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.
b)
Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai
kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada
masyarakat/pertanggungjawaban nasional.
v Berdasarkan sifat
a)
Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku
ketentuan tentang
kerahasian surat-surat.
b)
Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum
v Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
1.
Arsip sentral, yaitu arsip yang
disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),
atau arsip yang
dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
2.
Arsip pemerintah yang mengandung nilai
khusus ada yang disimpan secara nasional
di Jakarta yaitu pada
Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut
dengan nama ANRI (Arsip
Nasional Republik Indonesia).
3.
Arsip unit, yaitu arsip yang
disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu
organisasi.
v Berdasarkan keasliannya
Menurut keasliannya,
arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip
salinan, dan arsip
petikan.
v Berdasarkan subyeknya
Berdasarkan subyek atau
isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam,
misalnya: Arsip keuangan,
Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip
Pemasaran, Arsip
Penjualan, dan sebagainya.
v Berdasarkan Sifat
Kepentingannya.
1)
Arsip non-esensial, yaitu
arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak
mempunyai hubungan dengan
hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama.
2)
Arsip penting yaitu arsip yang
mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,
dokumentasi, sejarah, dan
sebagainya.
3)
Arsip vital, yaitu arsip yang
bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya.
Misalnya akte, ijazah,
buku induk mahasiswa, dsb.
3. Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
·
Sistem sentralisasi merupakan
kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam
kantor terpisah.à
·
Sistem desentralisasi adalah sistem
kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja,
karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.à
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah
kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan
kebijaksanaan.
Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan.
Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan.
o Sistem penyimpanan arsip yang sesuai diantaranya:
• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat
berdasarkan abjad
• Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali
menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari,
bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
• Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah
surat yang diterima.
v Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan
surat adalah :
- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan
seksama
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
v Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem
abjad adalah
- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk
menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat
kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.
- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar