v Surat Permintaan (Enquiry Letter) adalah surat yang berasal dari suatu
perusahaan
kepada perusahaan lain yang menjual atau memproduksi barang. Surat Permintaan (Enquiry Letter)
dibuat oleh suatu perusahaan dengan maksud ditulis untuk mendapatkan informasi
tentang: mutu, harga barang, potongan, cara pembayaran, dan waktu pengiriman
barang.
§ Hal-hal yang perlu disampaikan dalam menulis Equiry letter
a. Kalimat-kalimat pembuka :
- your name has been given
to us by the British Chamber of Commerce Hamburg
b. Kalimat – kalimat lanjutnya
yang berisi tentang kondisi pasar :
- there is a high demand
here for high-quality sport shirt of the
type you manufacture.
c. Kalimat-kalimat meminta informasi :
- Will you please send us
your catalogue and price list for .......
d. Kalimat-kalimat penutup
- we are looking forward to
hearing from you
v Balasan terhadap Equiry Letter (Replies)
§ Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membalas equiry letter ialah :
a.
Mengucapkan terima kasih
atas surat enquiry (surat permintaan) yang dikirimkan
b.
Berikan informasi yang
diminta : katalog, daftar harga, tanggal pengriman, dan sebagainya
c.
Berikan informasi tambahan
,jika perlu
- Tutuplah surat
dengan kata-kata yang merangsang untuk memberikan pesanan
Kalimat-kalimat pembuka untuk memulai Surat Balasan Enquiry adalah sebagai
berikut :
- Many thanks for your
enquiry of...
- We are pleased to have
your enquiry about...
- We thank you for your
letter of 6th January in which you enquire about...
- In reply to your
enquiry of 8 August we are enclosing...
- Replying to your
enquiry of 2 June...
v Surat Pesanan (Order Letter)
Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan
barang/jasa tertentu dari pembeli kepada penjual. Biasanya pesanan dilakukan
setelah menerima surat penawaran atau daftar harga.
Kesulitan dalam pelaksanaan pelaksanaan
pengiriman barang yang dipesan:
a.
Barang-barang yang dipesan
tidak ada lagi persediaannya
b.
Seorang langganan meminta
persyaratan khusus, misalnya: menunda pembayaran, penangguhan pengiriman dan
sebagainya
c.
Calon pembeli merupakan
langganan baru yang harus diteliti kredibilitasnya dan untuk keperluan semacam
ini biasanya si penjual meminta dua referensi.
Hal-hal yang diperhatikan dalam menulis Order Letter
1. Dalam pembuka:
a.
Thank you for your offer of
1 July, which we accept on the terms quoted.
2. Dalam kualitas dan kondisi yang diinginkan
a.
Weight and colour must be
as sample supplied.
3. Dalam meminta harga dan potongannya
a. We agree to your price,
but should like to know if you are prepared to grant us discount of 5% for a
quanity of 2000.
v Surat Keluhan (Complaint Letter)
Surat Keluhan adalah surat pemberitahuan kepada
penjual atau pemilik barang yang tidak sesuai dengan pesanan dan disertai
dengan tuntutan penyelesaian.
Surat Keluhan atau (Complain Letter) biasanya
ditulis jika terjadi hal-hal seperti berikut :
1.
Pengiriman barang yang
terlambat.
2.
Pengiriman barang yang
salah atau rusak.
3.
Pengiriman barang yang
kurang atau lebih.
4.
Mutu barang yang tidak
sesuai.
Kalimat-kalimat yang diperlukan dalam menulis Surat Keluhan (Complaint
Letter)
•
Mengenai barang yang salah
atau mutunya rendah
a.
You have supplied goods
below standard we expected from samples
•
Mengenai barang yang kurang
a.
You have short-shipped this
consignment by 100 kgs.
•
Mengenai keterlambatan
barang
a.
Any delay now will cause us
a loss of bussines.
•
Mengenai pengepakan yang
buruk
a.
We regret that we have to
complain about the way the goods packed.
v Surat Tagihan (Collection Letter)
Surat Tagihan adalah surat berupa ketetapan yang
digunakan untuk melakukan tagihan utang cukai, kekurangan cukai, sanksi
administrasi berupa denda, dan/atau bunga. Tujuan utama menulis “Collection
Letter” ialah untuk mendapatkan pembayaraan. Secara singkat Surat Tagihan
berfungsi sebagai pengingat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar