Kamis, 24 April 2014

Tujuan, Fungsi, Faktor Administrasi Perkantoran

Kegiatan Manajemen Administrasi
Kegiatan manajemen administrasi antara lain :
Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
Pengadministrasian seluruh kegiatan.
Menginventarisasi peralatan kantor.

Tujuan Manajemen Perkantoran
Tujuan manajemen perkantoran menurut G.R. Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu :
Membantu perusahaan memelihara persaingan.
Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
Membuat catatan dengan biaya minimal
Memberikan semua keterangan yang lengkap & diperlukan siapa saja, kapan & di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
Memberikan catatan & laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.

Fungsi Manajemen Perkantoran
Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain :
Pengendalian & pengawasan
Pengarahan & pengawasan
Pengarahan
Manajemen
Pengawasan
Perencanaan, pengendalian & pengorganisasian
Manajemen & pengarahan
Tata laksana/penyelenggaraan
Pelaksana secara efisien



Faktor-faktor Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Edwin Robinson :
Persyaratan
Metode
Pegawai
Material perlengkapan

Fungsi-fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran yang terkait menurut H.Mac Donald :
Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical Factor)
Biaya perkantoran (Office Costs)
Haluan atau kebijakan perkantoran (Office Policies)
Kepegawaian perkantoran (Office Personel)
Metode perkantoran (Office Methods)
Perlengkapan perkantoran (Office Equipment)

Bidang kerja dalam Manajemen Perkantoran menurut Charles O. Libbey :
Peralatan & mesin (Appliance and Machine)
Perbekalan & alat tulis (Supplies and Stationery)
Metode (Methods)
Tata warkat (Records)
Kontrol pejabat pimpinan (Executive Controls)
Ruang perkantoran (Office Space)
Komunikasi (Communications)
Kepegawaian kantor (Office Personnel)
Perabotan dan perlengkapan kantor (Furniture and Equipment)

Manajemen Administrasi Perkantoran meliputi pekerjaan perkantoran diantaranya:
Menggandakan (Duplicating)
Mengirim surat (Mailing)
Mengetik (Typing)
Menghitung (Calculating)
Menyimpan warkat/arsip (Filing)
Menelepon (Telephoning)

Memeriksa (Checking)

Sabtu, 12 April 2014

Bentuk-Bentuk Komunikasi

ü Komunikasi Intra personal
Komunikasi Intrapibadi secara harfiah dapat diartikan sebagai komunikasi dengan diri sendiri. Hal ini menyangkut proses disaat diri (self) menerima stimuli dari lingkungan untuk kemudian melakukan proses internalisasi. Hal ini sering dijelaskan dengan proses ketika seseorang melakukan proses persepsi, yaitu proses ketika seseorang mengintrepretasikan dan memberikan makna pada stimuli atau objek yang diterima panca inderanya.
ü Komunikasi Inter Personal
Secara umum komunikasi antar pribadi dapat diartikan sebagai proses pertukaran makna orang-orang yang saling berkomunikasi.

n  Pertama, K.A.P dimulai dengan diri pribadi (self). Berbagai persepsi komunikasi yang menyangkut pengamatan dan pemahaman berangkat dari diri sendiri.
n  Kedua, KAP bersifat transaksional, hal ini mengacu pada tindakan pihak-pihak yang berkomunikasi secara serempak mengirim dan menerima pesan.
n  Ketiga, KAP, mencangkup isi pesan dan hubungan yang bersifat pribadi (intimacy). Maksudnya, KAP tidak hanya sekedar berkenaan dengan isi pesan, tapi juga menyangkut siapa partner kita dalam berkomunikasi.
n  Keempat,  KAP mensyaratkan adanya kedekatan fisik anatar pihak-piha yang berkomunikasi.
n  Kelima, partisipan dalam KAP terlibat secara interdependent atau saling bergantung satu dengan lainnya.
n  Keenam, Komunikasi tidak dapat diubah atau diulang, jika kita sudah salah mengucapkan sesuatu kepada lawan bicara kita, mungkin kita bisa minta maaf, tetapi tidak berarti menghapus apa yang pernah kita ucapkan.
ü Komunikasi Kelompok
Secara umum komunikasi kelompok dapat diartikan sebagai interaksi tatap muka dari tiga atau lebih individu guna memperoleh maksud dan tujuan yang dikehendaki. Seperti berbagi informasi, pemeliharaan diri (self maintenance) atau pemecahan masalah, sehingga menumbuhkan karakteristik pribadi masing-masing anggotanya.

n  Pertama, Tatap muka, mengandung makna bahwa dalam komunikasi kelompok setiap anggotanya harus dapat melihat dan mendengan anggota lainnya.
n  Kedua, Jumlah partisipan dalam komunikasi kelompok berkisar tiga orang atau lebih. 
n  Ketiga, Maksud dan tujuan dari komunikasi kelompok adalah untuk berbagi informasi, dan pemeliharaan diri (self maintenance). Jika tujuan komunikasi kelompok adalah berbagi informasi, maka komunikasi yang dilakukan adalah dimaksudkan untuk menanamkan pengetahuan. Jika tujuannya untuk pemeliharaan diri biasanya komunikasinya dituyjuan sebagai pemuasan kebutuhan pribadi anggota-anggotanya.
n  Keempat, Kemampuan anggota untuk menumbuhkan karakteristik personal anggota lainnya. Maksudnya adalah secara tidak langsung masing-masing anggota berhubungan tidak saja dalam konteks kelompok, tetapi juga melibatkan sentuan antar pribadi.
ü Komunikasi Organisasi
            Komunikasi organisasi secara sederhana dapat didefinisikan sebagai  komunikasi antar manusia (human communication) yang terjadi dalam  konteks organisasi.
Dari pengertian tersebut, maka kita dapat memahami bahwasannya komunikasi organisasi adalah proses komunikasi yang berlangsung secara formal maupun non formal dalam sebuah system yang disebut organisasi. Yang bentuknya bisa diidentifikasikan dalam :
-          Downward Communication
-          Upward Communication
-          Horizontal Communication

ü Komunikasi Massa
Suatu proses dimana organisasi media memproduksi dan menyebarkan pesan kepada public secara luas. Disisi lain komunikasi massa juga diartikan sebagai proses komunikasi dimana, pesan dari media dicari, digunkan dan dikonsumsi oleh audiens.
Dari batasan singkat tersebut, kita dapat melihat bahwasannya karakteristik utama komunikasi massa adalah adanya media massa sebagai alat dalam penyebaran pesannya.


ü Ciri Komunikasi Massa
n  Komunikator melembaga
n  Pesan  :
            - Publicly
            - Rapidly
            - Transient
n  Keserempakan
n  Khalayak : Heterogen dan Anonim
n  Feed back tertunda
n  Media: Mass media

ü Siapa Komunikator Dalam Komunikasi Massa ?
n  Komunikator dalam komunikasi massa bersifat melembaga (terorganisir)
n  Seluruh pegawai non administratif yang terlibat dalam proses, seleksi, pengolahan, dan produksi pesan komunikasi massa.

ü Media Massa Sebagai Intitusi

n  Memiliki aktifitas pokok, memproduksi dan mendistribusikan informasi.
n  Berada pada Public sphere
n  Terorganisir dan professional.
n  Powerless and Free
n  Sender and receiver voluntary


Bidang Komunikasi
(1)   Bidang Komunikasi sebagai unsur pelaksana mempunyai tugas pokok merencanakan, membagi tugas, memberi petunjuk, menyelia, mengatur, mengevaluasi, dan melaporkan pelaksanaan urusan pengembangan dan pengendalian multimedia serta diseminasi informasi.
(2)   Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bidang Komunikasi, mempunyai fungsi :
1.      perencanaan operasional Bidang Komunikasi;
2.      pembagian tugas penyelenggaraan Bidang Komunikasi meliputi urusan pengembangan dan pengendalian multimedia serta diseminasi informasi tugasnya;
3.      pengaturan penyelenggaraan Bidang Komunikasi;
4.      pemfasilitasian penyelenggaraan  tugas Bidang Komunikasi;
5.      pengendalian dan pengevaluasian pelaksanaan tugas Bidang Komunikasi;
6.      ;
7.      pemberian petunjuk penyelenggaraan Bidang Komunikasi;
8.      penyeliaan bawahan dalam lingkup bidang
9.      pelaporan pelaksanaan tugas Bidang Komunikasi; dan
10.  pelaksanaan tugas kedinasan lainnya berdasarkan arahan atasan dalam lingkup bidang tugasnya.


Macam-macam Surat Bisnis

v  Surat Permintaan (Enquiry Letter) adalah surat yang berasal dari suatu perusahaan
kepada perusahaan lain yang menjual atau memproduksi barang. Surat Permintaan (Enquiry Letter) dibuat oleh suatu perusahaan dengan maksud ditulis untuk mendapatkan informasi tentang: mutu, harga barang, potongan, cara pembayaran, dan waktu pengiriman barang.

§  Hal-hal yang perlu disampaikan dalam menulis Equiry letter
a. Kalimat-kalimat pembuka :
         - your name has been given to us by the British Chamber of Commerce Hamburg
b. Kalimat – kalimat lanjutnya yang berisi tentang kondisi pasar :
         - there is a high demand here for high-quality sport  shirt of the type you manufacture.
c. Kalimat-kalimat meminta informasi :
         - Will you please send us your catalogue and price list for .......
d. Kalimat-kalimat penutup
          - we are looking forward to hearing from you

v  Balasan terhadap Equiry Letter (Replies)

§  Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membalas equiry letter ialah :
a.      Mengucapkan terima kasih atas surat enquiry (surat permintaan) yang dikirimkan
b.      Berikan informasi yang diminta : katalog, daftar harga, tanggal pengriman, dan sebagainya
c.       Berikan informasi tambahan ,jika perlu
  1. Tutuplah surat dengan kata-kata yang merangsang untuk memberikan pesanan

Kalimat-kalimat pembuka untuk memulai Surat Balasan Enquiry adalah sebagai berikut :
  1. Many thanks for your enquiry of...
  2. We are pleased to have your enquiry about...
  3. We thank you for your letter of 6th January in which you enquire about...
  4. In reply to your enquiry of 8 August we are enclosing...
  5. Replying to your enquiry of 2 June...

v  Surat Pesanan (Order Letter)
Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa tertentu dari pembeli kepada penjual. Biasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat penawaran atau daftar harga.
Kesulitan dalam pelaksanaan pelaksanaan pengiriman barang yang dipesan:
a.      Barang-barang yang dipesan tidak ada lagi persediaannya
b.      Seorang langganan meminta persyaratan khusus, misalnya: menunda pembayaran, penangguhan pengiriman dan sebagainya
c.       Calon pembeli merupakan langganan baru yang harus diteliti kredibilitasnya dan untuk keperluan semacam ini biasanya si penjual meminta dua referensi.

Hal-hal yang diperhatikan dalam menulis Order Letter
1.      Dalam pembuka:
a.      Thank you for your offer of 1 July, which we accept on the terms quoted.
2.      Dalam kualitas dan kondisi yang diinginkan
a.      Weight and colour must be as sample supplied.
3.      Dalam meminta harga dan potongannya
a. We agree to your price, but should like to know if you are prepared to grant us discount of 5% for a quanity of 2000.

v  Surat Keluhan (Complaint Letter)
Surat Keluhan adalah surat pemberitahuan kepada penjual atau pemilik barang yang tidak sesuai dengan pesanan dan disertai dengan tuntutan penyelesaian.
Surat Keluhan atau (Complain Letter) biasanya ditulis jika terjadi hal-hal seperti berikut :
1.      Pengiriman barang yang terlambat.
2.      Pengiriman barang yang salah atau rusak.
3.      Pengiriman barang yang kurang atau lebih.
4.      Mutu barang yang tidak sesuai.

Kalimat-kalimat yang diperlukan dalam menulis Surat Keluhan (Complaint Letter)
                    Mengenai barang yang salah atau mutunya rendah
a.      You have supplied goods below standard we expected from samples
                    Mengenai barang yang kurang
a.      You have short-shipped this consignment by 100 kgs.
                    Mengenai keterlambatan barang
a.      Any delay now will cause us a loss of bussines.
                    Mengenai pengepakan yang buruk
a.      We regret that we have to complain about the way the goods packed.

v  Surat Tagihan (Collection Letter)

Surat Tagihan adalah surat berupa ketetapan yang digunakan untuk melakukan tagihan utang cukai, kekurangan cukai, sanksi administrasi berupa denda, dan/atau bunga. Tujuan utama menulis “Collection Letter” ialah untuk mendapatkan pembayaraan. Secara singkat Surat Tagihan berfungsi sebagai pengingat.