RAPAT

·        Pengertian rapat

1.           Rapat adalah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

2.           Rapat dalam pengertian luas adalah sebuah permusyawaratan yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting.

3.           Rapat dalam pengertian sempit adalah berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih fokus kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.

4.           Rapat  merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

5.           Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

6.           Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

·        Macam-macam Rapat

Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:

1.           Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.

2.           Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

3.           Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:

(a)              Rapat resmi (formal meeting)

Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat akan informal meeting mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

(b)              Rapat tidak resmi (nonformal meeting )

Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba.

(c)               Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.

(d)              Rapat tertutup

Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang bersifat rahasia.

Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagi berikut :

1.           Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

2.           Rapat bulanan  adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

3.           Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.

4.           Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

1.           Rapat rutin

Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.

2.           Rapat insidentil

Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.

Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

A.      Rapat Vertikal

Rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.

B.      Rapat Horizontal

Rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua macam antara lain:

1.           Rapat kerja terpimpin yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara serentak dan seragam.

2.           Rapat kerja terbuka yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran. Tanggapan (komentar) Di jaman yang semakin modern ini semakin banyak jenis penyajian lisan. Sebenarnya penyajian lisan sudah ada dari dulu tetaapi sekarang jenisnya lebih banyak. Penyajian lisan yang paling banyak diminati jaman sekarang adalah gosip, pidato, ceramah, pembawa acara (MC), dan lain- lain.

Konsep Dasar Perkantoran dan Kinerja Perkantoran

1.     Planning / Rencana / Program Kerja

Bagian penting dalam penyelenggaraan administrasi adalah harus ada program kerja yang dibuat sesuai dengan keputusan rapat tentang apa yang akan menjadi tujuan untuk dikerjakan (untuk jangka waktu tertentu).

2.     Organisasi

Perlu ada pengaturan otoritas dan tugas sehingga pekerjaan bisa dilaksanakan dengan tepat oleh orang yang tepat dengan cara yang bertanggungjawab.

3.     Pendelegasian

Pembagian tugas harus dilakukan mengingat bahwa setiap orang mempunyai keahlian/ketrampilan yang berbeda dengan orang lain.

4.     Personel / Staf

Harus ada cukup orang untuk melakukan tugas-tugas yang sudah direncanakan, oleh karena itu perlu ada pertanggungjawaban dari masing-masing orang yang terlibat didalamnya.

5.     Koordinasi

Tugas-tugas yang tidak dikoordinasi dengan baik akan menyebabkan pekerjaan yang tumpang tindih sehingga menghasilkan kerja yang tidak efektif dan efisien.

6.     Pelaporan

Pertanggungjawaban dari setiap bagian perlu dilakukan agar dapat diketahui hasil yang dicapai dan kegagalan-kegagalan yang terjadi sehingga dapat diusahakan perbaikan-perbaikan yang perlu diadakan di masa yang akan datang.

7.     Budget

Memprediksi jumlah keuangan yang dibutuhkan, dan yang mampu didapatkan, dan yang mampu dipertanggungjawabkan adalah sangat penting untuk menentukan seberapa jauh program kerja dapat dilaksanakan supaya tidak macet di tengah jalan.

Komunikasi merupakan sarana untuk mengadakan koordinasi antara berbagai subsistem dalam perkantoran. Menurut Kohler ada dua model komunikasi dalam rangka meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan perkantoran ini. Pertama, komunikasi koordinatif, yaitu proses komunikasi yang berfungsi untuk menyatukan bagian-bagian (subsistem) perkantoran. Kedua, komunikasi interaktif, ialah proses pertukaran informasi yang berjalan secara berkesinambungan, pertukaran pendapat dan sikap yang dipakai sebagai dasar penyesuaian di antara sub-sub sistem dalam perkantoran, maupun antara perkantoran dengan mitra kerja. Frekuensi dan intensitas komunikasi yang dilakukan juga turut mempengaruhi hasil dari suatu proses komunikasi tersebut.

Dalam hal komunikasi yang terjadi antar pegawai, kompetensi komunikasi yang baik akan mampu memperoleh dan mengembangkan tugas yang diembannya, sehingga tingkat kinerja suatu organisasi (perkantoran) menjadi semakin baik. Dan sebaliknya, apabila terjadi komunikasiyang buruk akibat tidak terjalinnya hubungan yang baik, sikap yang otoriter atau acuh, perbedaan pendapat atau konflik yang berkepanjangan, dan sebagainya, dapat berdampak pada hasil kerja yang tidak maksimal.

Peningkatan kinerja pegawai secara perorangan akan mendorong kinerja sumber daya manusia secara keseluruhan dan memberikan feed back yang tepat terhadap perubahan perilaku, yang direkflesikan dalam kenaikan produktifitas.

Tata Cara Penanganan Telepon

Cara menangani telepon harus bersikap menyenangkan,efektif dan efisien, karena hal ini sangat berpengaruh terhadap kredibilitas atau tingkat keterpercayaan terhadap perusahaan. Cara menangani telepon ada dua macam yaitu:

1. Respon untuk panggilan (incoming calls)
2. Melakukan panggilan (outgoing calls)

1. Respon untuk panggilan telepon atau menerima telepon

         Hal-hal umum yang harus diperhatikan ketika menerima telepon:

a. Mengangkat gagang telepon
b. Telepon yang berasal dari saluran langsung,tidak melalui operator,berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tidak langsung
c. Gunakan bahasa yang resmi,komunikatif (maksudnya jelas,dapat dipahami,singkat dan tepat)
d. Apabila orang yang dikehendaki oleh si penelepon berada ditempat, secepatnya dihubungkan kepada yang ditujunya
e. Apabila telepon salah sambung,jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah sambung
f. Bila penelepon akan menghubungi pimpinan,maka ada hal atau cara tertentu yang harus diperhatikan
g. Bresikaplah sopan,ramah,hangat,dan akrab karena sifat dan sikap kita akan terpantul melalui nada suara.

       Hal-hal yang khusus yang harus diperhatikan ketika menerima telepon,yaitu:

a. Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis serta kertas berisi lembar pesan telepon (LPT)
b. Menyampaikan salam
c. Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan
d. Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT)
e. Bila penelepon kurang jelas,jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh, karena hal itu tidak sopan
f.  Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitas
    dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi
g. Usahakanlah menerima telepon dengan bersemangat meskipun pekerjaan menumpuk, jangan sampai suara terdengar lesu
h. Jika penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah dengan cara profesional.
i.  Tetap tenang, kendalikan diri, berbicara dengan sabar, bijaksana, namun tegas.
j.   Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon (jadilah pendengar yang baik)
k.  Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat
l. Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru.

Sikap dalam pelanyanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan adalah 7C yaitu:

1. Caring
    Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon

2. Commited
    Merasa terikat dengan organisasi,tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan pribadi

3. Confident
    Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. 

4. Considetate
    Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon

5. Controlled
    Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan ( marah )

6. Creative
    Mampu menemukancara - cara yang baik dalam menerima telepon

7. Contagious
    Besikap gembira,antusias, sejuk, damai pada penelepon.

Ketika menerima telepon, usahakanlah menerima dengan suara yang baik atau phonogenic. Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon., yaitu suara yang memberi kesan santun, bersahabat , ramah, dan penuh perhatian.

     Alat - alat yang di gunakan dalam menerima telepon, yaitu :
1. pesawat telepon
2. kalender meja
3. jam dinding
4. alat tulis
5. lembar pesan telepon ( LPT )
6. daftar nomor telepon ekstention internal
7. buku daftar telepon masuk

2. Melakukan panggilan telepon atau menelepon 


Persiapan menelepon yaitu :

1. Siapkan nomor telepon yang hendak di tuju
2. Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint
3. Catatlah hal - hal pokok yang akan di sampaikan kepada pihak yang di tuju

Pelaksanaan menelepon :

• memutar atau menekan nomer telepon yang di tuju dengan tepat sesuai dengan yang di maksud
• bila ada kesalahan menelepon segeralah minta maaf
• berikan salam dan menyebutkan identitas diri bila telah tersambung
• mengemukakan maksud dan tujuan dengan tepat dan jelas dan mudah di pahami
• mencatat hal - hal yang penting
• mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam
• meletakan gagang telepon dengan pelan

Ketika menerima telepon atau menelepon seorang petugas telepon harus dapat menyampaikan informasi, secara singkat, padat dan jelas.

Menulis Surat Dalam Bahasa Inggris

Sebelum memulai membuat surat yaitu karakteristik surat terlebih dahulu. Adapun karateristik (The characteristics of business letter) sering dikenal dengan sebutan 7C sebagai berikut:

a.            Clear (Jelas)

b.            Concise (Singkat)

c.             Complete (Lengkap)

d.            Courteous (Sopan)

e.            Concrete (Bisa dipercaya)

f.              Clean (Rapi)

g.            Careful (Hati-hati)

Kita juga harus memahami dari bagian-bagian yang harus ada pada surat (Parts and the usage):

a.            Heading/Letter Head

b.            Date Line

c.             Reference Line/Reference Number

d.            Inside Address

e.            Attention Line

f.              Salutation

g.            Subject Line/Re-line

h.            Body of letter

i.              Complementary Close

j.              Signature

k.            Enclosure

a.      Heading/Letter Head

1.      Dicetak dengan berbagai huruf

2.      Bentuknya menarik

3.      Umumnya berada di bagian atas

    Content : Name of Company, complete address, telephone number, facsimile number, kind of business activity

    Additional : Name of director, Address of branch office, bankers, post office (PO) Box, symbol of the company, motto

b.     Date Line

1.      Dicantumkan 3 sampe 6 baris (space) dibawah letter head

2.      Sebelah kiri/kanan tergantung bentuk surat

3.      Tidak perlu didahului nama kota (sudah tertera pada letter head)

Tanggal, bulan, tahun, ditulis lengkap. Dianjurkan untuk tidak menggunakan angka semua karena perbedaan penulisan tanggal antara British dan American akan membuat bingung sipembaca. Contoh 5-8-2012 akan terdapat dua pendapat, yaitu  sebagai berikut:

    -British : 5th August 2012

    -American : May 8th, 2012

c.      Reference Line

Berisi inisial pengonsep dan pengetik (singkatan nama orang yang mendiktekan/pengonsep/penandatangan dan pengetik surat)

Diletakkan diatas sebelah kiri sejajar dengan date line

 

    - Ref. HH/AP

    HH: Inisial penandatangan, singkatan dari Horison Heywood

    AP: Inisial typist/pengetik, singkatan dari Anne Palmer

    - Ref. HH/AP/B3

    B3: nomor filling

    - Ref. line yang sering digunakan  dalam membalas surat:

    Your ref. HW/SC/221 >>>>>>>>> Ref. surat yang dibalas

    Our ref. HH/AP/B3>>>>>>>>>Ref. pembalas surat

d.     Inside Address

1.      Nama lengkap dan alamat perusahaan/orang yang dikirimi surat

2.      Ditulis 4-6 baris bawah date line

3.      Bisa berbentuk block form atau indent form

e.      Attention Line

Digunakan jika surat ditujukan pada orang terntentu dalam suatu perusahaan, ditulis 2 baris dibawah inside address.

Contoh:

Mr. John White, Sales Manager,

Miland Electric Co. Ltd,

25 Trinity Place, Macstown,

England MA 127 QE

For the attention : MR. Adminton

Purchase Manager

    Jika tidak tahu alamat rumah tujuan, tapi tahu alamat pekerjaan, boleh denga cara sebagai berikut:

Mr. John White, Sales Manager,

c/o 25 Trinity Place, Macstown,

England MA 127 QE

c/o = Care Of

Att = Attention