Surat Niaga

Surat Niaga adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan perniagaan atau surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.

Jenis Surat Niaga antara lain:

1.                       Surat penawaran barang

2.                       Surat permintaan barang

3.                       Surat permintan penawaran barang

4.                       Surat pemesanan

5.                       Surat klaim (tuntutan ganti rugi)

6.                       Surat pengantar barang

7.                       Surat perjanjian (jual beli, kontrak, sewa menyewa, kerja sama, dsb)

A.    Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar penjual mengajukan penawaran secara resmi kepadanya.

Dengan adanya penawaran dari penjual nantinya calon pembeliakan mengetahui harga, syrata jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli.

Inilah yang menjadi tujuan calon pembeli menulis surat permintaan penawaran kepada penjual. Bila calon pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta penawaran dari penjual.

Surat permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur resmi secara resmi secara tertulis. Sebuah perusahaan besar sebagao penjual, misalnya tidaklah dengan begitu saja melayani permintaan penawaran melalui telepon.

Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Melalui surat permintaan penawaran calon pembeli bertanya atau meminta keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibelinya. Sebagai reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin pembeli melakukan pesanan dan akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual beli.

Didalam surat permintaan penawaran barang biasanya colon pembeli menanyakan:

1.      nama dan jenis barang;

2.      ciri-ciri khusus (spesifikasi) barang, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;

3.      harga satuannya.

4.      Potongan;

5.      cara pembayarannya;

6.      cara penyerahan, dan

7.      kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti service gratis, garansi dan lain-lain yang merupakan layanan purnajual (after sales service).

Selain hal-hal tersebut diatas calon pembeli meminta daftar harga dan katalog (bila barang bervariasi) dan keterangan teknis tentang barang berupa leaflet atau brosur. Untuk barang yang memungkinkan, calon pembeli dapat juga meminta dikirimi contoh barang yang sesungguhnya.

Melalui surat permintaan dan penawaran jasa, calon pembeli dapat menanyakan:

1.      bentuk layananan jasa yang dapat disajikan oleh penjual;

2.      peralatan yang dipakai oleh penjual sebagai penunjang (kalau ada);

3.      harga;

4.      potongan dan

5.      cara pembayaran

Dalam permintaan penawaran jasa, calon pembeli dapat juga meminta daftar harga (sesuai dengan tingkat jasa yang akan diberikan). Biasanya semua telah tercantum didalam prospektus yangsudah disiapkan oleh perusahaan penjual jasa.

Permintaan penawaran sebaiknya tidak hanya diajukan kepada satu penjual, tetapi kepada beberapa penjual. Langkah ini ditempuh agar daftar harga dan keterangan yang terkumpul nantinya dapat dibandingkan satu sama lainnya untuk menentukan mana yang paling sesuai dengan keinginan dan kemampuan keuangan calon pembeli.

Contoh Surat Permintaan Penawaran :

Yogyakarta, 14 Juni 2011

No. : 345/ADM-PB/VI/2011

Hal : Permintaan Penawaran

Kepada Yth. :

Pimpinan PT. Surya Abadi

Jl. Turangga 18A-B

Jakarta Selatan

Dengan Hormat,

                 Berdasarkan informasi yang kami terima dari rekanan kami, PT. Berdikari Sentosa (CIP: Bapak Arifin) bahwa PT. Surya Abadi menyediakan berbagai macam cat untuk luar ruangan beserta bahan pendukungnya.

                 Kami dari PT. Anugrah Semesta yang bergerak di bidang produsen pagar aluminium dan besi dengan target pasar ekspor ke Eropa dan Australia adalah pemakai tetap produk cat luar ruangan dengan pemakaian rata-rata 700 liter cat sebulan. Oleh karena itu, dengan surat ini kami mengajukan permohonan penawaran produk dari PT. Surya Abadi berupa :

1.      Cat luar ruangan jenis PU

2.      Dempul grey dengan daya koreksi rata dan tahan terhadap suhu diatas 100 decel

3.      Epoxy yang bisa diaplikasikan dengan cat PU

4.      Clear coat yang tahan gores dan bisa tahan di suhu diatas 100 decel

                 Demikian Surat Permohonan Penawaran ini kami buat, atas tanggapan serta kerjasama yang baik kami ucapkan banyak terima kasih.

Hormat kami,

PT. Anugrah Semesta

Ir. Aidil Setiawan

(Purchase Dept.)

B.    Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang dagangannya.

Supaya calon pembeli menjadi tertarik membeli barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat pembeli malalui suratnya. Gaya bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin supaya pembeli yang pada mulanya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya.

Adakalanya surat penawaran dikirim untuk membalas surat permintaan penawaran yang diajukan calon pembeli. Oleh karena itu, di dalam surat penawaran, sebaiknya juga disebut nomor dan tanggal surat permintaan penawaran tersebut, supaya calon pembeli dapat mengingat surat permintaan penawaran yang pernah dibuatnya. Apabila tidak dapat memenuhi permintaan penawaran tersebut, sebaiknya pihak penjual menuliskan alasannya dengan jelas sambil mencoba menawarkan produk lain sejenis sesuai kebutuhan calon pembeli.

Unsur surat permintaan penawaran dan surat penawaran adalah:

1.                         kepala surat

2.                         tempat dan tanggal pembuatan surat

3.                         nomor surat

4.                         lampiran

5.                         perihal

6.                         alamat yang dituju

7.                         salam pembuka

8.                         isi surat (pembuka, inti, penutup)

9.                         salam penutup

10.                    tanda tangan dan nama terang pembuat surat

Contoh Surat Penawaran :

Jakarta, 10 Oktober 2011

Kepada Yth

PT. Maju Saja

Di,-

Jakarta

No. : 098/PNR/2011

Hal : Penawaran Barang Dan Jasa

Lamp. : 1 Berkas

Dengan Hormat

            Dengan surat ini kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami PT. Pengadaan Barang Jasa, kepada Bapak / Direktur  PT. MAJU SAJA di Jl. Perpati Tebang No. 233 Jakarta.

            Kami adalah perusahaan yang bergerak dibidang pengadaan barang dan jasa pemasangan instalasi litrik dan telah berpengalaman melakukan pemasangan listrik di gedung-gedung perkantoran atau pertokoan.

            Karena itu sesuai informasi yang kami peroleh, PT Maju Saja adalah perusahaan properti yang sedang berkembang pesat dan akan membangun lagi gedung pertokoan dan perkantoran. Sehubungan hal itu, kami mengajukan penawaran untuk pemasangan dan instalasi listrik sesuai bidang kami.

            Harapan kami, penawaran ini dapat terwujud dalam bentuk kerjasama sehingga dapat menguntungkan kedua belah pihak. Jika perusahaan bapak berminat kami siap melakukan pembicaraan lebih lanjut

            Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan banyak terima kasih

Hormat kami,

PT. PENGADAAN BARANG JASA

ERNI

Manajer Pemasaran

Contoh Surat Pesanan :

PT Indojaya

Jl. Kalijati No. 46 Subang Tlp. 024.889785

No.      : 23/IDJ/III/2008                                                                                  7 Februari 2008

Lamp.  : -

Hal       : Pesanan Barang

Kepada Yth.

Bagian Pemasaran PT Global Sarana

Jl. Sudirman No. 125

Semarang

Dengan hormat,

            Berdasarkan informasi dari pertugas pemesanan perusahaan Saudara, kami memesan barang-barang tersebut di bawah ini:

1.           Dua unit mesin cuci Sony model S-90E

@Rp. 1,500,000.00………………………..           Rp. 3,000,000.00

2.           Lima unit kipas angin KDK model K-989C

@Rp.300,000.00…………………………..            Rp. 1,500,000.00

Jumlah                               Rp. 4,500,000.00

Diskon 10%                       Rp.    450,000.00

Jumlah yang dibayar          Rp. 4,050,000.00

            Pembayaran secara Cash on Delivrery di kantor kami. Kami harap sebelum tanggal 10 Februari barang-barang tersebut telah kami terima.

            Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

Rini Sulistya

Manager Perlengkapan

Contoh Surat Pengiriman Pesanan :

PT. Global Sarana

Jl. Sudirman No. 125 Semarang Tlp. 024.678143

No. : 58/GSA/VII/08                                                                                        9 Februari 2008

PT Indojaya

Jl. Kalijati No. 46

Subang

Hal .: Pengiriman mesin cuci dan kipas angin

Dengan hormat,

            Pesanan Bapak melalui surat No. 23/IDJ/III/2008 berupa dua unit mesin cuci merk Sony model S-90E dan lima unit kipas angin KDK model K-989C kami kirim hari ini, dan diperkirakan tiba di tempat Bapak besok.

            Sesuai dengan permintaan Bapak, barang tersebut kami asuransikan pada Perusahaan Asuransi Selamat, Solo. Untuk memudahkan pengecekan, bersama ini kami lampirkan fotocopy premi asuransi, daftar rincian barang dan dokumen lainnya.

            Semoga kiriman kami tiba dalam keadaan baik. Atas perhatian nya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ir. Sumantri

Divisi Penjualan

Contoh Surat Perjanjian Peminjaman Uang :

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama              : Chiko J.Putra

Pekerjaan       : Part-Timer KBL KOKESMA ITB

Alamat            : Taman hewan,

Untuk selanjutnya disebut sebagai pihak pertama bertindak selaku pribadi

Nama              : Andi Hendra Paluseri

Jabatan           : Direktur KBL KOKESMA ITB

Instansi           : Koperasi Kesejahteraan Mahasiswa Institut Teknologi Bandung

Alamat            : Jalan Ganesha 10 Bandung

Telepon          : 022 2511394

            Untuk selanjutnya disebut sebagai pihak kedua bertindak selaku dan atas nama Pengurus Koperasi Kesejahteraan  Mahasiswa (KOKESMA) ITB membuat kesepakatan sebagai tindak lanjut dari pengajuan peminjaman yang diajukan pihak pertama ke pihak kedua. Pihak pertama harus mematuhi peraturan peraturan di dalam pasal Hak dan Kewajiban di bawah ini.

Hak dan Kewajiban

            Pihak kedua meminjamkan uang sebesar Rp 1.000.000,00 pada tanggal 15 Februari 2010 kepada pihak pertama.

Pihak kedua memberikan jangka waktu pelunasan selama 10 bulan, terhitung mulai bulan Maret 2010 sampai bulan Desember 2010

            Pihak pertama melakukan pembayaran pinjaman dengan potongan gaji sebesar Rp 100.000,00 tiap bulannya sampai pinjaman tersebut lunas. Pemotongan ini dilakukan secara otomatis tiap bulannya.

Selama pihak pertama belum melunasi pinjaman yang diberikan, pihak pertama tidak bisa mengajukan pinjaman lagi kepada pihak kedua.

            Pihak pertama harus mempunyai itikad baik selama pinjaman belum lunas, yakni dengan cara selalu membayar cicilan tiap bulannya. Jika terindikasi pihak pertama mulai muncul itikad tidak baik, maka pihak kedua berhak menjatuhkan sanksi terhadap pihak pertama.

            Itikad tidak baik disini maksudnya, pihak pertama mulai berusaha untuk menunda pembayaran cicilan atau bahkan tidak membayar cicilan sama sekali tiap bulannya.

            Sanksi dapat berupa tidak dibayarnya gaji tiap bulan sampai pemecatan pihak pertama dari KOKESMA ITB. Jika pihak pertama berniat melunasi pinjaman sebelum jatuh tempo, hal itu disarankan

            Demikian surat perjanjian ini ditandatangani dengan kesadaran sendiri tanpa ada paksaan dan intervensi dari pihak manapun

Bandung, 15 Februari 2010

Pihak Kedua                                                                                                   Pihak Pertama

Andi Hendra P                                                                                                Chiko J.Putra

Direktur KBL                                                                                                  Part-Timer

Mengetahui

Sofyan Reza

Ketua Umum KOKESMA ITB