RAPAT

·        Pengertian rapat

1.           Rapat adalah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

2.           Rapat dalam pengertian luas adalah sebuah permusyawaratan yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting.

3.           Rapat dalam pengertian sempit adalah berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih fokus kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.

4.           Rapat  merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

5.           Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

6.           Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

·        Macam-macam Rapat

Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:

1.           Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.

2.           Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

3.           Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:

(a)              Rapat resmi (formal meeting)

Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat akan informal meeting mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

(b)              Rapat tidak resmi (nonformal meeting )

Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba.

(c)               Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.

(d)              Rapat tertutup

Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang bersifat rahasia.

Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagi berikut :

1.           Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

2.           Rapat bulanan  adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

3.           Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.

4.           Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

1.           Rapat rutin

Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.

2.           Rapat insidentil

Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.

Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

A.      Rapat Vertikal

Rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.

B.      Rapat Horizontal

Rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua macam antara lain:

1.           Rapat kerja terpimpin yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara serentak dan seragam.

2.           Rapat kerja terbuka yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran. Tanggapan (komentar) Di jaman yang semakin modern ini semakin banyak jenis penyajian lisan. Sebenarnya penyajian lisan sudah ada dari dulu tetaapi sekarang jenisnya lebih banyak. Penyajian lisan yang paling banyak diminati jaman sekarang adalah gosip, pidato, ceramah, pembawa acara (MC), dan lain- lain.