Sekretaris

A. Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah seseorang yang bertugas membantu seorang eksekutif/pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” yang berarti “rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.

Dalam Webster’s New World Dictionary of the American Language College, mengartikan sekretaris :

“ Secretary is a person employed to keep records, take care correspondence and other writing task etc, for an organization or individual.”

Pada prinsipnya pengertian ini menunjukkan bahwa seorang sekretaris mempunyai tugas mengurus warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis menulis lainnya untuk suatu organisasi atau seseorang.

Selanjutnya menurut Drs. The Liang Gie, sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi .

Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti sama dengan penulis (notulen), tetapi penulis di sini adalah pengertian pada seseorang yang mempunyai tugas sangat berkaitan dengan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Jadi, pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

B.    Tugas Sekretaris

Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia.

Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.

Ø  Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah :

1.      Menerima dikte dari pimpinan.

2.      Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat, termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi).

3.      Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

4.      Menerima tamu-tamu pimpinan.

5.      Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

6.      Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.

7.      Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

8.      Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun pihak eksternal perusahaan.

9.      Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

C.      10.Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

    Sekretariat dan Kesekretariatan

A. Pengertian Sekretariat

Menurut Drs. Wursanto, sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.

Dengan pengertian tersebut sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup adanya unsur-unsur :

a.       tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris.

b.      Manusia/para pegawai pelaksana, pencipta tata cara dan tata kerja.

c.       Alat/sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja dari sekretaris dan para bawahannya.

Selanjutnya pengertian kantor dapat kita pahami sebagai berikut :

1.      Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.

2.      Proses menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan informasi.

B. Pengertian Kesekretariatan.

Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi.

Selanjutnya pengertian kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja dari seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan pada jabatan sekretaris.

Dalam pelaksanaan kerjanya, tugas-tugas sekretriat dari perusahaan-perusahaan umumnya biasanya sebagai berikut :

a.       Persiapan dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi.

b.      Penyelenggaraan surat-menyurat.

c.       Pengaturan hubungan keluar.

d.      Penganggaran belanja

e.       Persiapan dan penyelenggaraan konferensi perusahaan.

f.        Persiapan dan penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus dan rapat umum para pemegang saham.

g.       Penerapan atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.

h.      Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor, tanggal, wilayah dan sebagainya.

i.         Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi aktivitas sekretriat tersebut dapat dikatakan aktif ataupun tidak aktif.

C. Fungsi Kesekretariatan

Fungsi kesekretriatan berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan, yakni kegiatan administrasi dalam arti sempit yang meliputi :

1.      adanya orang-orang yang bekerja,

2.      penerimaan dan pengiriman surat,

3.      penerimaan dan pengiriman telepon,

4.      penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-hari.

Kegiatan administrasi sebagai fungsi kesekretariatan dalam arti yang luas adalah sebagai berikut :

1.      Mengadakan pencatatan (recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan organisasi.

2.      Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada kegiatan ketatausahaan yang bersifat pelayanan (membantu), baik pada atasan maupun pada pihak lain yang terkait atau memerlukan.

3.      Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi antar kantor atau antar perusahaan secara perorangan maupun organisasi.

4.      Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, maupun perusahaan.

5.      Administrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file).

Adapun fungsi kesekretriatan yang paling utama adalah sebagai berikut :

a.       Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal maupun eksternal.

b.      Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang bersangkutan.

c.       Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsinya..