Kearsipan

Pengertian Kearsipan

Arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 1 ayat (a) ialah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanan kegiatan pemerintahan.Menurut ayat (b) ialah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanan kehidupan kebangsaan.

 Dalam lingkaran hidup arsip yang berwujud surat tergambar adanya kegiatan-kegiatan seperti berikut:
- Kegiatan Penciptaan 
- Kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding)
- Kegiatan Penyelamatan
- Kegiatan Penyusutan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.

Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu :

1.      Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.) dalam bentuk/dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian.

2.      Warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi

5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

6)     Sebagai alat pengingat

7)     Sebagai alat penyimpanan warkat

8)     Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

3.      Jenis-Jenis Arsip

v  Berdasarkan Fungsi:

a)     Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

b)     Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

v  Berdasarkan Nilai Guna

a)     Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

b)     Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai

kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada

masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

v  Berdasarkan sifat

a)     Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku

ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

b)     Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum

v  Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

1.      Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),

atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.

2.      Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional

di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

3.      Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu

organisasi.

v  Berdasarkan keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip

salinan, dan arsip petikan.

v  Berdasarkan subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam,

misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip

Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

v  Berdasarkan Sifat Kepentingannya.

1)     Arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak

mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama.

2)     Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,

dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.

3)     Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya.

Misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

3.        Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

·         Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.à

·         Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.à

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan.

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan.

o   Sistem penyimpanan arsip yang sesuai diantaranya:

• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad

• Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

•  Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

v  Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :

- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

v  Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah

- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.