Kebutuhan
informasi semakin berkembang sehingga kegiatan manajemen perkantoran tidak
hanya terbatas pada hal-hal seperti mendesain formulir, membuat prosedur kerja.
pencatatan, pengarsipan, dan lain-lain. Kegiatan manajemen perkantoran semakin
meluas seperti mengembangkan sistem prosedur yang terpadu, pengolahan data
menjadi informasi untuk keputusan-keputusan jangka panjang, dan lain
sebagainya.
Oleh
karena itu, Perkembangan manajemen perkantoran harus mencakup:
1. Peningkatan
efektivitas dan efisiensi prestasi kegiatan manajemen perkantoran secara menyeluruh
dengan mengusahakan ketersediaan informasi yang berkualitas.
2.
Adanya upaya optimalisasi anggaran biaya yang disediakan
3. Penyusunan
sistem yang berlaku bagi seluruh organisasi.
Dengan
menerapkan manajemen perkantoran pada setiap fungsi atau unit dalam perusahaan.
maka fungsi atau unit tersebut bertugas mengelola agar informasi yang masuk dan
keluar adalah informasi yang baik dan siap pakai, sehingga informasi yang diolah
dan didistribusikan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang herkepentingan.
Manajemen
perkantoran memberikan informasi yang berkualitas dengan menggunakan sumber
daya secara efisien sehingga manajemen dapat mengambil keputusan yang
berkualitas. Dengan demikian, organisasi dapat bertahan dengan memberikan
pelayanan terbaik kepada stakeholders organisasi tersebut.
Ø Aktivitas
Manajemen Kantor
Pekerjaan
atau aktivitas manajemen perkantoran antara lain:
a.
Menentukan informasi yang akan dibuat, di mana, dan oleh siapa.
1. Membuat
sistem informasi manajemen serta prosedur kerja yang baik.
2. Melaksanakan
penyederhanaan kerja untuk mencapai efisiensi dan meningkatkan produktivitas.
3. Membuat
konsep surat, formulir, dan laporan.
4. Mengoordinasikan
pekerjaan kantor dan non kantor.
b.
Menentukan proses yang akan digunakan.
1. Memilih
mesin dan alat-alat yang mendukung kerja kantor
2.
Mengembangkan data processing.
3. Mendistribusikan
informasi.
c.
Mengelola sistem pencatatan dan pengarsipan
1. Merancang
sistem pengarsipan yang baik.
2. Merancang
sistem pencatatan untuk menelusuri arsip atau bukti tanda terima dan
mem-ermudah kebijakan atasan, dan lain-lain.
d.
Membangun dan menjaga organisasi kantor yang efektif.
1. Memanfaatkan
organisasi formal dan informal.
2.
Menciptakan hubungan kerja yang baik.
3.
Mengatur tata ruang kantor / office layout yang baik.
4. Mengatur
lingkungan kerja kantor yang baik.
e.
Mendukung personel kantor untuk memberi hal terbaik bagi organisasi
1. Melakukan
pengawasan dan pengendalian.
2.
Mengatur pelatihan pegawai dan memotivasi pegawai.
3. Membuat
program pengembangan informasi.
f.
Mengukur dan mengevaluasi informasi.
1. Membuat
standar kantor.
2.
Mengatur office manual dan digital.
3.
Memelihara kualitas dan kuantitas kerja.
4.
Menyusun budget kantor.
5. Mengatur
biaya kantor.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar