Surat
Niaga adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan
perniagaan atau surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
Jenis
Surat Niaga antara lain:
1.
Surat penawaran barang
2.
Surat permintaan barang
3.
Surat permintan penawaran barang
4.
Surat pemesanan
5.
Surat klaim (tuntutan ganti rugi)
6.
Surat pengantar barang
7.
Surat perjanjian (jual beli, kontrak, sewa menyewa, kerja sama,
dsb)
A.
Surat
Permintaan Penawaran
Surat
permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya
meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar penjual
mengajukan penawaran secara resmi kepadanya.
Dengan
adanya penawaran dari penjual nantinya calon pembeliakan mengetahui harga,
syrata jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli.
Inilah
yang menjadi tujuan calon pembeli menulis surat permintaan penawaran kepada
penjual. Bila calon pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut
harga dan syarat jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta penawaran dari
penjual.
Surat
permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur
resmi secara resmi secara tertulis. Sebuah perusahaan besar sebagao penjual,
misalnya tidaklah dengan begitu saja melayani permintaan penawaran melalui
telepon.
Surat
permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi
bisnis. Melalui surat permintaan penawaran calon pembeli bertanya atau meminta
keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibelinya. Sebagai reaksinya,
penjual menerangkan hal-hal yang ingin pembeli melakukan pesanan dan akhirnya
terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual beli.
Didalam
surat permintaan penawaran barang biasanya colon pembeli menanyakan:
1. nama dan
jenis barang;
2. ciri-ciri
khusus (spesifikasi) barang, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan
lain-lain;
3. harga
satuannya.
4. Potongan;
5. cara
pembayarannya;
6. cara
penyerahan, dan
7. kemudahan
yang mungkin diperoleh pembeli, seperti service gratis, garansi dan lain-lain
yang merupakan layanan purnajual (after sales service).
Selain
hal-hal tersebut diatas calon pembeli meminta daftar harga dan katalog (bila
barang bervariasi) dan keterangan teknis tentang barang berupa leaflet atau
brosur. Untuk barang yang memungkinkan, calon pembeli dapat juga meminta
dikirimi contoh barang yang sesungguhnya.
Melalui
surat permintaan dan penawaran jasa, calon pembeli dapat menanyakan:
1. bentuk
layananan jasa yang dapat disajikan oleh penjual;
2. peralatan
yang dipakai oleh penjual sebagai penunjang (kalau ada);
3. harga;
4. potongan dan
5. cara
pembayaran
Dalam
permintaan penawaran jasa, calon pembeli dapat juga meminta daftar harga
(sesuai dengan tingkat jasa yang akan diberikan). Biasanya semua telah
tercantum didalam prospektus yangsudah disiapkan oleh perusahaan penjual jasa.
Permintaan
penawaran sebaiknya tidak hanya diajukan kepada satu penjual, tetapi kepada
beberapa penjual. Langkah ini ditempuh agar daftar harga dan keterangan yang
terkumpul nantinya dapat dibandingkan satu sama lainnya untuk menentukan mana
yang paling sesuai dengan keinginan dan kemampuan keuangan calon pembeli.
Contoh
Surat Permintaan Penawaran :
Yogyakarta,
14 Juni 2011
No.
: 345/ADM-PB/VI/2011
Hal
: Permintaan Penawaran
Kepada Yth.
:
Pimpinan PT.
Surya Abadi
Jl. Turangga
18A-B
Jakarta
Selatan
Dengan
Hormat,
Berdasarkan informasi yang
kami terima dari rekanan kami, PT. Berdikari Sentosa (CIP: Bapak Arifin) bahwa
PT. Surya Abadi menyediakan berbagai macam cat untuk luar ruangan beserta bahan
pendukungnya.
Kami dari PT. Anugrah Semesta
yang bergerak di bidang produsen pagar aluminium dan besi dengan target pasar
ekspor ke Eropa dan Australia adalah pemakai tetap produk cat luar ruangan
dengan pemakaian rata-rata 700 liter cat sebulan. Oleh karena itu, dengan surat
ini kami mengajukan permohonan penawaran produk dari PT. Surya Abadi berupa :
1. Cat luar
ruangan jenis PU
2. Dempul grey
dengan daya koreksi rata dan tahan terhadap suhu diatas 100 decel
3. Epoxy yang
bisa diaplikasikan dengan cat PU
4. Clear coat
yang tahan gores dan bisa tahan di suhu diatas 100 decel
Demikian Surat Permohonan
Penawaran ini kami buat, atas tanggapan serta kerjasama yang baik kami ucapkan
banyak terima kasih.
Hormat kami,
PT. Anugrah
Semesta
Ir. Aidil
Setiawan
(Purchase
Dept.)
B.
Surat
Penawaran
Surat
penawaran adalah surat yang dikirim pihak penjual kepada calon pembeli untuk
menawarkan barang dagangannya.
Supaya
calon pembeli menjadi tertarik membeli barang dagangan itu, penjual harus
pandai-pandai menarik minat pembeli malalui suratnya. Gaya bahasa harus dibuat
semenarik dan sejelas mungkin supaya pembeli yang pada mulanya tidak menaruh
minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya.
Adakalanya
surat penawaran dikirim untuk membalas surat permintaan penawaran yang diajukan
calon pembeli. Oleh karena itu, di dalam surat penawaran, sebaiknya juga
disebut nomor dan tanggal surat permintaan penawaran tersebut, supaya calon
pembeli dapat mengingat surat permintaan penawaran yang pernah dibuatnya.
Apabila tidak dapat memenuhi permintaan penawaran tersebut, sebaiknya pihak
penjual menuliskan alasannya dengan jelas sambil mencoba menawarkan produk lain
sejenis sesuai kebutuhan calon pembeli.
Unsur
surat permintaan penawaran dan surat penawaran adalah:
1.
kepala surat
2.
tempat dan tanggal pembuatan surat
3.
nomor surat
4.
lampiran
5.
perihal
6.
alamat yang dituju
7.
salam pembuka
8.
isi surat (pembuka, inti, penutup)
9.
salam penutup
10.
tanda tangan dan nama terang pembuat surat
Contoh
Surat Penawaran :
Jakarta,
10 Oktober 2011
Kepada Yth
PT. Maju
Saja
Di,-
Jakarta
No. :
098/PNR/2011
Hal :
Penawaran Barang Dan Jasa
Lamp. : 1
Berkas
Dengan
Hormat
Dengan surat ini kami bermaksud
memperkenalkan perusahaan kami PT. Pengadaan Barang Jasa, kepada Bapak /
Direktur PT. MAJU SAJA di Jl. Perpati
Tebang No. 233 Jakarta.
Kami adalah perusahaan yang
bergerak dibidang pengadaan barang dan jasa pemasangan instalasi litrik dan
telah berpengalaman melakukan pemasangan listrik di gedung-gedung perkantoran
atau pertokoan.
Karena itu sesuai informasi yang
kami peroleh, PT Maju Saja adalah perusahaan properti yang sedang berkembang
pesat dan akan membangun lagi gedung pertokoan dan perkantoran. Sehubungan hal
itu, kami mengajukan penawaran untuk pemasangan dan instalasi listrik sesuai
bidang kami.
Harapan kami, penawaran ini dapat
terwujud dalam bentuk kerjasama sehingga dapat menguntungkan kedua belah pihak.
Jika perusahaan bapak berminat kami siap melakukan pembicaraan lebih lanjut
Demikian surat penawaran ini kami
sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan banyak terima kasih
Hormat kami,
PT.
PENGADAAN BARANG JASA
ERNI
Manajer
Pemasaran
Contoh
Surat Pesanan :
PT
Indojaya
Jl.
Kalijati No. 46 Subang Tlp. 024.889785
No. : 23/IDJ/III/2008
7 Februari 2008
Lamp. : -
Hal : Pesanan Barang
Kepada Yth.
Bagian
Pemasaran PT Global Sarana
Jl. Sudirman
No. 125
Semarang
Dengan
hormat,
Berdasarkan informasi dari pertugas pemesanan perusahaan Saudara, kami
memesan barang-barang tersebut di bawah ini:
1.
Dua unit mesin cuci Sony model S-90E
@Rp. 1,500,000.00……………………….. Rp. 3,000,000.00
2.
Lima unit kipas angin KDK model K-989C
@Rp.300,000.00………………………….. Rp. 1,500,000.00
Jumlah Rp. 4,500,000.00
Diskon 10% Rp. 450,000.00
Jumlah yang dibayar Rp. 4,050,000.00
Pembayaran secara Cash on Delivrery
di kantor kami. Kami harap sebelum tanggal 10 Februari barang-barang tersebut
telah kami terima.
Atas perhatian Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
Hormat
kami
Rini
Sulistya
Manager
Perlengkapan
Contoh
Surat Pengiriman Pesanan :
PT. Global
Sarana
Jl. Sudirman
No. 125 Semarang Tlp. 024.678143
No. :
58/GSA/VII/08
9
Februari 2008
PT Indojaya
Jl. Kalijati
No. 46
Subang
Hal
.: Pengiriman mesin cuci dan kipas angin
Dengan
hormat,
Pesanan Bapak melalui surat No.
23/IDJ/III/2008 berupa dua unit mesin cuci merk Sony model S-90E dan lima unit
kipas angin KDK model K-989C kami kirim hari ini, dan diperkirakan tiba di
tempat Bapak besok.
Sesuai dengan permintaan Bapak,
barang tersebut kami asuransikan pada Perusahaan Asuransi Selamat, Solo. Untuk
memudahkan pengecekan, bersama ini kami lampirkan fotocopy premi asuransi,
daftar rincian barang dan dokumen lainnya.
Semoga kiriman kami tiba dalam
keadaan baik. Atas perhatian nya kami ucapkan terima kasih.
Hormat
kami,
Ir. Sumantri
Divisi
Penjualan
Contoh
Surat Perjanjian Peminjaman Uang :
Yang
bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Chiko J.Putra
Pekerjaan : Part-Timer KBL KOKESMA ITB
Alamat : Taman hewan,
Untuk
selanjutnya disebut sebagai pihak pertama bertindak selaku pribadi
Nama : Andi Hendra Paluseri
Jabatan : Direktur KBL KOKESMA ITB
Instansi : Koperasi Kesejahteraan Mahasiswa
Institut Teknologi Bandung
Alamat : Jalan Ganesha 10 Bandung
Telepon : 022 2511394
Untuk selanjutnya disebut sebagai
pihak kedua bertindak selaku dan atas nama Pengurus Koperasi Kesejahteraan Mahasiswa (KOKESMA) ITB membuat kesepakatan
sebagai tindak lanjut dari pengajuan peminjaman yang diajukan pihak pertama ke
pihak kedua. Pihak pertama harus mematuhi peraturan peraturan di dalam pasal
Hak dan Kewajiban di bawah ini.
Hak dan
Kewajiban
Pihak kedua meminjamkan uang
sebesar Rp 1.000.000,00 pada tanggal 15 Februari 2010 kepada pihak pertama.
Pihak
kedua memberikan jangka waktu pelunasan selama 10 bulan, terhitung mulai bulan
Maret 2010 sampai bulan Desember 2010
Pihak pertama melakukan pembayaran
pinjaman dengan potongan gaji sebesar Rp 100.000,00 tiap bulannya sampai
pinjaman tersebut lunas. Pemotongan ini dilakukan secara otomatis tiap
bulannya.
Selama
pihak pertama belum melunasi pinjaman yang diberikan, pihak pertama tidak bisa
mengajukan pinjaman lagi kepada pihak kedua.
Pihak pertama harus mempunyai
itikad baik selama pinjaman belum lunas, yakni dengan cara selalu membayar
cicilan tiap bulannya. Jika terindikasi pihak pertama mulai muncul itikad tidak
baik, maka pihak kedua berhak menjatuhkan sanksi terhadap pihak pertama.
Itikad tidak baik disini maksudnya,
pihak pertama mulai berusaha untuk menunda pembayaran cicilan atau bahkan tidak
membayar cicilan sama sekali tiap bulannya.
Sanksi dapat berupa tidak
dibayarnya gaji tiap bulan sampai pemecatan pihak pertama dari KOKESMA ITB.
Jika pihak pertama berniat melunasi pinjaman sebelum jatuh tempo, hal itu
disarankan
Demikian surat perjanjian ini
ditandatangani dengan kesadaran sendiri tanpa ada paksaan dan intervensi dari
pihak manapun
Bandung,
15 Februari 2010
Pihak
Kedua
Pihak Pertama
Andi Hendra
P
Chiko J.Putra
Direktur
KBL
Part-Timer
Mengetahui
Sofyan Reza
Ketua Umum KOKESMA ITB
Tidak ada komentar:
Posting Komentar