A. Pengertian
Sekretaris
Sekretaris
adalah seseorang yang bertugas membantu seorang eksekutif/pimpinan. Apabila
ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” yang berarti
“rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi
kepercayaan memegang rahasia.
Dalam
Webster’s New World Dictionary of the American Language College, mengartikan
sekretaris :
“
Secretary is a person employed to keep records, take care correspondence and
other writing task etc, for an organization or individual.”
Pada
prinsipnya pengertian ini menunjukkan bahwa seorang sekretaris mempunyai tugas
mengurus warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis menulis lainnya
untuk suatu organisasi atau seseorang.
Selanjutnya
menurut Drs. The Liang Gie, sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya
menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat
penting atau suatu organisasi .
Pengertian
umum kata sekretaris mempunyai arti sama dengan penulis (notulen), tetapi
penulis di sini adalah pengertian pada seseorang yang mempunyai tugas sangat
berkaitan dengan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan
perkantoran atau perusahaan.
Jadi,
pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau
perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
B. Tugas
Sekretaris
Tugas
sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan
untuk menyimpan rahasia.
Sedangkan
tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat
membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga,
maupun kantor.
Ø Secara umum
tugas-tugas sekretaris adalah :
1. Menerima
dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan
korespondensi (menerima dan mengirim surat, termasuk telepon dan telegram bagi
sekretaris pribadi).
3. Menyimpan
arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima
tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat
jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan
bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam
rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak
sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur
rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun pihak eksternal
perusahaan.
9. Menemani
pimpinan dalam pertemuan penting.
C. 10.Menyusun
pidato-pidato untuk pimpinan.
Sekretariat
dan Kesekretariatan
A. Pengertian Sekretariat
Menurut
Drs. Wursanto, sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang
melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.
Dengan
pengertian tersebut sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup adanya
unsur-unsur :
a. tempat untuk
dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang
sekretaris.
b. Manusia/para
pegawai pelaksana, pencipta tata cara dan tata kerja.
c. Alat/sarana
yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja dari sekretaris dan para
bawahannya.
Selanjutnya
pengertian kantor dapat kita pahami sebagai berikut :
1. Tempat
diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
2. Proses
menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan
sampai menyalurkan informasi.
B. Pengertian Kesekretariatan.
Kesekretariatan
ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja
atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat
aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat
berkaitan dengan proses administrasi.
Selanjutnya
pengertian kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja
dari seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus
dikerjakan pada jabatan sekretaris.
Dalam
pelaksanaan kerjanya, tugas-tugas sekretriat dari perusahaan-perusahaan umumnya
biasanya sebagai berikut :
a. Persiapan
dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi.
b. Penyelenggaraan
surat-menyurat.
c. Pengaturan
hubungan keluar.
d. Penganggaran
belanja
e. Persiapan
dan penyelenggaraan konferensi perusahaan.
f.
Persiapan dan penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus dan
rapat umum para pemegang saham.
g. Penerapan
atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.
h. Penyusunan
dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor,
tanggal, wilayah dan sebagainya.
i.
Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu
organisasi, sehingga fungsi aktivitas sekretriat tersebut dapat dikatakan aktif
ataupun tidak aktif.
C. Fungsi
Kesekretariatan
Fungsi
kesekretriatan berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan, yakni kegiatan
administrasi dalam arti sempit yang meliputi :
1. adanya
orang-orang yang bekerja,
2. penerimaan
dan pengiriman surat,
3. penerimaan
dan pengiriman telepon,
4. penyelesaian
surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-hari.
Kegiatan
administrasi sebagai fungsi kesekretariatan dalam arti yang luas adalah sebagai
berikut :
1. Mengadakan
pencatatan (recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan
organisasi.
2. Administrasi
kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada kegiatan ketatausahaan yang
bersifat pelayanan (membantu), baik pada atasan maupun pada pihak lain yang
terkait atau memerlukan.
3. Administrasi
kesekretariatan sebagai alat komunikasi antar kantor atau antar perusahaan secara
perorangan maupun organisasi.
4. Administrasi
kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, maupun perusahaan.
5. Administrasi
kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file).
Adapun
fungsi kesekretriatan yang paling utama adalah sebagai berikut :
a. Memperlancar
lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal
maupun eksternal.
b. Mengamankan
kerahasiaan kantor atau jawatan yang bersangkutan.
c. Mengatur dan
memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai kegunaan bagi manajemen
untuk memperlancar fungsi-fungsinya..
Tidak ada komentar:
Posting Komentar