Macam-macam Surat Bisnis

v  Surat Permintaan (Enquiry Letter) adalah surat yang berasal dari suatu perusahaan

kepada perusahaan lain yang menjual atau memproduksi barang. Surat Permintaan (Enquiry Letter) dibuat oleh suatu perusahaan dengan maksud ditulis untuk mendapatkan informasi tentang: mutu, harga barang, potongan, cara pembayaran, dan waktu pengiriman barang.

§  Hal-hal yang perlu disampaikan dalam menulis Equiry letter

a. Kalimat-kalimat pembuka :

         - your name has been given to us by the British Chamber of Commerce Hamburg

b. Kalimat – kalimat lanjutnya yang berisi tentang kondisi pasar :

         - there is a high demand here for high-quality sport  shirt of the type you manufacture.

c. Kalimat-kalimat meminta informasi :

         - Will you please send us your catalogue and price list for .......

d. Kalimat-kalimat penutup

          - we are looking forward to hearing from you

v  Balasan terhadap Equiry Letter (Replies)

§  Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membalas equiry letter ialah :

a.      Mengucapkan terima kasih atas surat enquiry (surat permintaan) yang dikirimkan

b.      Berikan informasi yang diminta : katalog, daftar harga, tanggal pengriman, dan sebagainya

c.       Berikan informasi tambahan ,jika perlu

4. Tutuplah surat dengan kata-kata yang merangsang untuk memberikan pesanan

Kalimat-kalimat pembuka untuk memulai Surat Balasan Enquiry adalah sebagai berikut :

1. Many thanks for your enquiry of...
2. We are pleased to have your enquiry about...
3. We thank you for your letter of 6th January in which you enquire about...
4. In reply to your enquiry of 8 August we are enclosing...
5. Replying to your enquiry of 2 June...

v  Surat Pesanan (Order Letter)

Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang/jasa tertentu dari pembeli kepada penjual. Biasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat penawaran atau daftar harga.

Kesulitan dalam pelaksanaan pelaksanaan pengiriman barang yang dipesan:

a.      Barang-barang yang dipesan tidak ada lagi persediaannya

b.      Seorang langganan meminta persyaratan khusus, misalnya: menunda pembayaran, penangguhan pengiriman dan sebagainya

c.       Calon pembeli merupakan langganan baru yang harus diteliti kredibilitasnya dan untuk keperluan semacam ini biasanya si penjual meminta dua referensi.

Hal-hal yang diperhatikan dalam menulis Order Letter

1.      Dalam pembuka:

a.      Thank you for your offer of 1 July, which we accept on the terms quoted.

2.      Dalam kualitas dan kondisi yang diinginkan

a.      Weight and colour must be as sample supplied.

3.      Dalam meminta harga dan potongannya

a. We agree to your price, but should like to know if you are prepared to grant us discount of 5% for a quanity of 2000.

v  Surat Keluhan (Complaint Letter)

Surat Keluhan adalah surat pemberitahuan kepada penjual atau pemilik barang yang tidak sesuai dengan pesanan dan disertai dengan tuntutan penyelesaian.

Surat Keluhan atau (Complain Letter) biasanya ditulis jika terjadi hal-hal seperti berikut :

1.      Pengiriman barang yang terlambat.

2.      Pengiriman barang yang salah atau rusak.

3.      Pengiriman barang yang kurang atau lebih.

4.      Mutu barang yang tidak sesuai.

Kalimat-kalimat yang diperlukan dalam menulis Surat Keluhan (Complaint Letter)

•                    Mengenai barang yang salah atau mutunya rendah

a.      You have supplied goods below standard we expected from samples

•                    Mengenai barang yang kurang

a.      You have short-shipped this consignment by 100 kgs.

•                    Mengenai keterlambatan barang

a.      Any delay now will cause us a loss of bussines.

•                    Mengenai pengepakan yang buruk

a.      We regret that we have to complain about the way the goods packed.

v  Surat Tagihan (Collection Letter)

Surat Tagihan adalah surat berupa ketetapan yang digunakan untuk melakukan tagihan utang cukai, kekurangan cukai, sanksi administrasi berupa denda, dan/atau bunga. Tujuan utama menulis “Collection Letter” ialah untuk mendapatkan pembayaraan. Secara singkat Surat Tagihan berfungsi sebagai pengingat. 

Kearsipan

Pengertian Kearsipan

Arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 1 ayat (a) ialah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanan kegiatan pemerintahan.Menurut ayat (b) ialah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanan kehidupan kebangsaan.

 Dalam lingkaran hidup arsip yang berwujud surat tergambar adanya kegiatan-kegiatan seperti berikut:
- Kegiatan Penciptaan 
- Kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding)
- Kegiatan Penyelamatan
- Kegiatan Penyusutan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.

Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu :

1.      Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.) dalam bentuk/dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian.

2.      Warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi

5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

6)     Sebagai alat pengingat

7)     Sebagai alat penyimpanan warkat

8)     Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

3.      Jenis-Jenis Arsip

v  Berdasarkan Fungsi:

a)     Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

b)     Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

v  Berdasarkan Nilai Guna

a)     Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

b)     Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai

kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada

masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

v  Berdasarkan sifat

a)     Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku

ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

b)     Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum

v  Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

1.      Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),

atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.

2.      Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional

di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

3.      Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu

organisasi.

v  Berdasarkan keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip

salinan, dan arsip petikan.

v  Berdasarkan subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam,

misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip

Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

v  Berdasarkan Sifat Kepentingannya.

1)     Arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak

mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama.

2)     Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,

dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.

3)     Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya.

Misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

3.        Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

·         Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.à

·         Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.à

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan.

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan.

o   Sistem penyimpanan arsip yang sesuai diantaranya:

• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad

• Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

•  Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

v  Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :

- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

v  Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah

- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.