Sekretaris

A. Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah seseorang yang bertugas membantu seorang eksekutif/pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” yang berarti “rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.

Dalam Webster’s New World Dictionary of the American Language College, mengartikan sekretaris :

“ Secretary is a person employed to keep records, take care correspondence and other writing task etc, for an organization or individual.”

Pada prinsipnya pengertian ini menunjukkan bahwa seorang sekretaris mempunyai tugas mengurus warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis menulis lainnya untuk suatu organisasi atau seseorang.

Selanjutnya menurut Drs. The Liang Gie, sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi .

Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti sama dengan penulis (notulen), tetapi penulis di sini adalah pengertian pada seseorang yang mempunyai tugas sangat berkaitan dengan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Jadi, pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

B.    Tugas Sekretaris

Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia.

Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.

Ø  Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah :

1.      Menerima dikte dari pimpinan.

2.      Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat, termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi).

3.      Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

4.      Menerima tamu-tamu pimpinan.

5.      Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

6.      Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.

7.      Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

8.      Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun pihak eksternal perusahaan.

9.      Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

C.      10.Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

    Sekretariat dan Kesekretariatan

A. Pengertian Sekretariat

Menurut Drs. Wursanto, sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.

Dengan pengertian tersebut sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup adanya unsur-unsur :

a.       tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris.

b.      Manusia/para pegawai pelaksana, pencipta tata cara dan tata kerja.

c.       Alat/sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja dari sekretaris dan para bawahannya.

Selanjutnya pengertian kantor dapat kita pahami sebagai berikut :

1.      Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.

2.      Proses menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan informasi.

B. Pengertian Kesekretariatan.

Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi.

Selanjutnya pengertian kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja dari seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan pada jabatan sekretaris.

Dalam pelaksanaan kerjanya, tugas-tugas sekretriat dari perusahaan-perusahaan umumnya biasanya sebagai berikut :

a.       Persiapan dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi.

b.      Penyelenggaraan surat-menyurat.

c.       Pengaturan hubungan keluar.

d.      Penganggaran belanja

e.       Persiapan dan penyelenggaraan konferensi perusahaan.

f.        Persiapan dan penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus dan rapat umum para pemegang saham.

g.       Penerapan atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.

h.      Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor, tanggal, wilayah dan sebagainya.

i.         Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi aktivitas sekretriat tersebut dapat dikatakan aktif ataupun tidak aktif.

C. Fungsi Kesekretariatan

Fungsi kesekretriatan berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan, yakni kegiatan administrasi dalam arti sempit yang meliputi :

1.      adanya orang-orang yang bekerja,

2.      penerimaan dan pengiriman surat,

3.      penerimaan dan pengiriman telepon,

4.      penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-hari.

Kegiatan administrasi sebagai fungsi kesekretariatan dalam arti yang luas adalah sebagai berikut :

1.      Mengadakan pencatatan (recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan organisasi.

2.      Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada kegiatan ketatausahaan yang bersifat pelayanan (membantu), baik pada atasan maupun pada pihak lain yang terkait atau memerlukan.

3.      Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi antar kantor atau antar perusahaan secara perorangan maupun organisasi.

4.      Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, maupun perusahaan.

5.      Administrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file).

Adapun fungsi kesekretriatan yang paling utama adalah sebagai berikut :

a.       Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal maupun eksternal.

b.      Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang bersangkutan.

c.       Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsinya..

ASPEK PENTING MANAJEMEN

Ada 3 aspek penting  manajemen yaitu :

1.    Manajemen merupakan suatu bentuk kerja artinya tanpa kita memahami dan menjalankan kerja, kita tidak akan bisa menjalankan manajemen, karena manajemen itu adalah bekerja didalam  melalui suatu team atau kelompok orang-orang pekerja.

2.    Manajemen merupakan suatu sistem kerja yaitu merupakan serangkaian prosedur-prosedur kerja sama tertentu.

3.    Manajemen merupakan fungsi yang harus dijalankan oleh orang yang berfungsi memimpin dan mengendalikan organisasi sebagai suatu sistem kerja sama yang disebut manajer. 

TIPE-TIPE MANAJEMEN

1.    SEGI TIPE GOLONGAN

·       Golongan pimpinan  yang terdiri atas orang-orang yang bakat atau kesenangannya adalah menggerakkan atau memimpin orang-orang lain.

·       Golongan menengah ( independent ) terdiri atas orang-orang yang perhatiannya dicurahkan kepada ilmu, keahlian, kejujuran, tehnik, dagang, kedokteran, hukum dan lain-lain.

·       Golongan bawahan terdiri atas orang-orang yang tidak mampu atau memang tidak senang mengurus dirinya sendiri sehingga kesenangannya adalah mengikuti orang lain sebagai pemimpin mereka.

2.    SEGI TIPE LEADERSHIP

·       Manajemen Tradisional adalah manajemen yang berjalan karena tradisi, berdasarkan kebiasaan yang dipupuk secara bertahun-tahun dan sering kali secara sistematis.

Manajemen ini mempunyai kelemahan yaitu :

1.    Pengembangan lambat sekali, memerlukan waktu bertahaun-tahun dan mungkin sampai puluhan tahun.

2.    Penggunaannya terbatas, hanya dapat dipakai dalam menghadapi bidang usaha atau pekerjaan yang terbatas.

·       Manajemen Bapak-Isme adalah manajemen yang berjalan karena pandangan dan ketaatan bawahan terhadap manajernya. sebagai bapak sudah sepatutnya atau sepantasnya ditaati dan dituruti kemauannya sebaik-baiknya.

Kelemahannya yaitu :

1.    Pengurusan dari pada hal-hal yang zakelijk (tegas) didasarkan atas perasaan, sehingga selalu akan gagal.

2.    Penggantian pimpinan sukar, oleh sebab tidak banyak orang yang dapat berperan sebagai bapak.

3.    Manajemen semacam itu hanya dapat digunakan dalam lingkungan usaha kecil.

4.    Kerja sama atas dasar perasaan, lambat laun akan mengalami keretakan yang tidak dapat diperbaiki dengan menggunakan perasaan.

·       Manajemen sistematis adalah jenis manajemen yang terutama digemari oleh para insinyur dan teknisi pada umumnya berjiwa eksakta.

Penyelenggaraan pekerjaan dalam rangka manajemen sistematis ini, termasuk orang-orangnya dan alat-alatnya dipola sebelumnya menurut dari tindakan-tindakan serta gerak dari jumlah- jumlah atau kualitas kerjanya.

Kelemahannya yaitu :

1.    Manajemen seperti ini hanya mungkin untuk pekerjaan-pekerjaan yang dapat diukur dan di kalkulasi secara eksak, kemudian ditata seperti permainan tata letak.

2.    Kurang luwas, memerlukan pekerja-pekerja yang dapat bekerja mekanis-rasional, dan terutama sukar guna mengikuti keadaan yang berubah serba cepat.

3.    Mempunyai kecenderungan untuk memperlakukan manusia sebagai mesin atau robot.

·       Manajemen ilmiah adalah manajemen yang menggunakan ilmu pengetahuan, metode-metode ilmiah didalam menghadapi masalah-masalah, kasus-kasus dan tindakan-tindakan yang perlu diambil.

Mempergunakan metode ilmiah dalam menghadapi masalah atau kasus berarti pada waktu menghadapi masalah atau kasus dan berusaha mencari jawaban atau jalan pemecahan si manajer bersikap obyektif, sistematis, rasional, factual, analitis, dan kritis. Namun dalam pelaksanaan dari keputusan-keputusan nanti barulah ia bersikap sesuai dengan iklim social, psykologis, dan sebagainya.

PERKEMBANGAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Kebutuhan informasi semakin berkembang sehingga kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya terbatas pada hal-hal seperti mendesain formulir, membuat prosedur kerja. pencatatan, pengarsipan, dan lain-lain. Kegiatan manajemen perkantoran semakin meluas seperti mengembangkan sistem prosedur yang terpadu, pengolahan data menjadi informasi untuk keputusan-keputusan jangka panjang, dan lain sebagainya.

Oleh karena itu, Perkembangan manajemen perkantoran harus mencakup:

1.      Peningkatan efektivitas dan efisiensi prestasi kegiatan manajemen perkantoran secara menyeluruh dengan mengusahakan ketersediaan informasi yang berkualitas.

2.      Adanya upaya optimalisasi anggaran biaya yang disediakan

3.      Penyusunan sistem yang berlaku bagi seluruh organisasi.

Dengan menerapkan manajemen perkantoran pada setiap fungsi atau unit dalam perusahaan. maka fungsi atau unit tersebut bertugas mengelola agar informasi yang masuk dan keluar adalah informasi yang baik dan siap pakai, sehingga informasi yang diolah dan didistribusikan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang herkepentingan.

Manajemen perkantoran memberikan informasi yang berkualitas dengan menggunakan sumber daya secara efisien sehingga manajemen dapat mengambil keputusan yang berkualitas. Dengan demikian, organisasi dapat bertahan dengan memberikan pelayanan terbaik kepada stakeholders organisasi tersebut.

Ø  Aktivitas Manajemen Kantor

Pekerjaan atau aktivitas manajemen perkantoran antara lain:

a. Menentukan informasi yang akan dibuat, di mana, dan oleh siapa.

1.      Membuat sistem informasi manajemen serta prosedur kerja yang baik.

2.      Melaksanakan penyederhanaan kerja untuk mencapai efisiensi dan meningkatkan produktivitas.

3.      Membuat konsep surat, formulir, dan laporan.

4.      Mengoordinasikan pekerjaan kantor dan non kantor.

b. Menentukan proses yang akan digunakan.

1.      Memilih mesin dan alat-alat yang mendukung kerja kantor

2.      Mengembangkan data processing.

3.      Mendistribusikan informasi.

c. Mengelola sistem pencatatan dan pengarsipan

1.      Merancang sistem pengarsipan yang baik.

2.      Merancang sistem pencatatan untuk menelusuri arsip atau bukti tanda terima dan mem-ermudah kebijakan atasan, dan lain-lain.

d. Membangun dan menjaga organisasi kantor yang efektif.

1.      Memanfaatkan organisasi formal dan informal.

2.      Menciptakan hubungan kerja yang baik.

3.      Mengatur tata ruang kantor / office layout yang baik.

4.      Mengatur lingkungan kerja kantor yang baik.

e. Mendukung personel kantor untuk memberi hal terbaik bagi organisasi

1.      Melakukan pengawasan dan pengendalian.

2.      Mengatur pelatihan pegawai dan memotivasi pegawai.

3.      Membuat program pengembangan informasi.

f. Mengukur dan mengevaluasi informasi.

1.      Membuat standar kantor.

2.      Mengatur office manual dan digital.

3.      Memelihara kualitas dan kuantitas kerja.

4.      Menyusun budget kantor.

5.      Mengatur biaya kantor.

Etika Bertelepon

Hal-Hal Penting Dalam Etika Bertelepon

1.    Jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali
2.    Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon.

3.    Berkata dengan sopan dan hangat.
4.    Hindari kata-kata yang bias menyinggung perasaan penelepon.

                 

Langkah-Langkah dan Teknik Menelepon
1.    Siapkan nomor telepon.
2.    Tekan nomor telepon yang dituju.
3.    Ucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda.
4.    Mengutarakan maksud dan tujuan bertelepon.
5.    Ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan

Langkah-Langkah Dan Teknik Menerima Telepon
1.    Segera angkat telepon jika berdering.
2.    Ucapkan salam begitu Anda menjawab telepon
3.    Tanyakan nama dan identitas penelepon serta maksud dan tujuan penelepon.
4.    Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5.    Mengucapkan salam penutup.

Hal-Hal Yang Tidak Boleh Dilakukan Pada Saat Komunikasi Menggunakan Telepon

1.    Suara terlalu keras.
2.    Bicara di telepon sambil makan atau berdecak.
3.    Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon
4.    Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5.    Berbicara dengan nada memerintah.
6.    Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.