Kearsipan

Pengertian Kearsipan

Arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 1 ayat (a) ialah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanan kegiatan pemerintahan.Menurut ayat (b) ialah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanan kehidupan kebangsaan.

 Dalam lingkaran hidup arsip yang berwujud surat tergambar adanya kegiatan-kegiatan seperti berikut:
- Kegiatan Penciptaan 
- Kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding)
- Kegiatan Penyelamatan
- Kegiatan Penyusutan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.

Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu :

1.      Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.) dalam bentuk/dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian.

2.      Warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi

5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

6)     Sebagai alat pengingat

7)     Sebagai alat penyimpanan warkat

8)     Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

3.      Jenis-Jenis Arsip

v  Berdasarkan Fungsi:

a)     Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

b)     Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

v  Berdasarkan Nilai Guna

a)     Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

b)     Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai

kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada

masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

v  Berdasarkan sifat

a)     Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku

ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

b)     Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum

v  Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

1.      Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),

atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.

2.      Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional

di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

3.      Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu

organisasi.

v  Berdasarkan keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip

salinan, dan arsip petikan.

v  Berdasarkan subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam,

misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip

Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

v  Berdasarkan Sifat Kepentingannya.

1)     Arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak

mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama.

2)     Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,

dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.

3)     Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya.

Misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

3.        Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

·         Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.à

·         Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.à

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan.

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan.

o   Sistem penyimpanan arsip yang sesuai diantaranya:

• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad

• Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

•  Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

v  Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :

- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

v  Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah

- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.

Macam-Macam Surat Dinas

Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan.
Beberapa contoh Surat Dinas antara lain :

A. Nota Dinas

Surat yang oleh atasan kepada bawahan atau bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat berisikan catatan/pesan singkat tentang suatu pokok persialan kedinasan.

B. Memo

Catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persialan kedinasan.

C. Surat Pengantar

Surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk mengantarkan surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirim.

D. Surat Edaran

Surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundangundangandan/atau perintah.

E. Surat Undangan

Surat pemberitahuan kepada seseorang utnuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

F. Surat Tugas

Surat yang berisikan penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.

G. Surat Kuasa

Surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.

H. Surat Pengumuman

Surat yang berisikan pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum.

I. Surat Pernyataan

Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.

J. Surat Keterangan

Surat yang berisikan keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

l. Berita Acara

Surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu ekjadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

PENGERTIAN DEFINISI SURAT, FUNGSI, JENIS DAN BAGIAN SURAT

A.      PENGERTIAN / DEFINISI SURAT

SURAT adalahSarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa :

- pemberitahuan

- pernyataan

- perintah

- permintaan / permohonan

- laporan

B.      FUNGSI SURAT

1.       Sebagai sarana komunikasi.

2.       Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.

3.       Sebagai alat bukti tertulis.

4.       Sebagai alat untuk mengingat.

5.       Sebagai bukti historis.

6.       Sebagai pedoman kerja.

C.      JENIS SURAT

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas 3 jenis, yaitu :

          1. Surat pribadi

          2. Surat dinas

          3. Surat niaga

1.         Surat Pribadi

          Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.

          Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman.

          Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.

2. Surat Dinas

          Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

          Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.

3. Surat Niaga

          Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.

          Macam-macam surat niaga :

a)      surat penawaran                      

b)      surat pengaduan

c)       surat pesanan

d)      surat pengiriman

e)      surat pembayaran barang

f)       surat penagihan, dan sebagainya.

D.      BAGIAN-BAGIAN SURAT

•            Bagian-bagian surat pribadi :

                          …………………..….1

  …….…..2

  …….......3

 …………….……………….4

 ………………….………….5

 …………………….……….6

                                          …………….7

                                          …………….8

                                          …………….9

1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat

2. Alamat surat                          

3. Salam pembuka

4. Kalimat pembuka

5. Isi surat                    

6. Kalimat penutup

7. Salam Penutup

8. Tanda tangan

9. Nama pengirim

•            Bagian-bagian surat dinas   
                                         

 1. Kepala surat                                          

 2. No,Lampiran ,Perihal

 3. Tanggal,bulan,tahun penulisan surat

 4. Alamat surat

 5. Salam pembuka                  

 6. Kalimat pembuka

 7. Isi surat

  8. Kalimat penutup                

  9. Salam penutup                        

10. Tanda tangan

11. Nama pengirim

Kerangka isi surat :

1.         Paragraf pembuka

2.         Paragraf isi

3.         Paragraf penutup

Pengertian Manajemen Kantor (Office Management) Menurut Para Ahli

Pengertian Manajemen Kantor (Office Management) Menurut Para Ahli :

1.William Spriegel dan Ernest Daview
Menurut Pendapat William Spriegel dan Ernest Davies, yang dituliskan dalam buku beliau yaitu Principle of Business Organization and Operation, Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan dan penjualan.

2.Edwin Robinson Dan William Leffingwell 
Menurut Edwin Robinson Dan William Leffingwell dalam buku beliau yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa administrasi perkantoran sebagai fungsi yang merupakan turunan dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.

3.Arthur Granger
Menurut Arthur Granger, dalam buku beliau yang berjudul National Office Management Association Report, administrasi perkantoran adalah fungsi untuk menyelenggarakan tata pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4.George R.Terry
George R.Terry mengemukakan dalam buku beliau yang berjudul Office Management and Control, administrasi perkantoran adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan.

5. Sir W.H.Evans 

Dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern menjabarkan administrasi perkantoran adalah fungsi yang sangat berkaitan dengan proses manajemen dan proses pengarahan semua tahap operasi dari kantor, seperti  proses pengolahan data, komunikasi dan ingatan organisasi.

Dalam pengertian lain, administrasi perkantoran adalah segala kegiatan yang sifatnya teknis seperti ketatausahaan dari suatu kantor yang mempunyai peranan yang penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang operatif, menyediakan keterangan untuk pimpinan, dan juga fungsi untuk membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran dan pekerjaan ketatausahaan.

Tidak terjadinya administrasi perkantoran akan berakibat terjadinya ketidaktertiban dalam pekerjaan ketatausahaan yang akan menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan kebijaksanaan/keputusan oleh pimpinan,dan menghambat perkembangan suatu organisasi.